Certificado digital A1 vencido na hora de emitir nota fiscal: o que fazer agora e como não repetir

É um dos chamados que mais chegam com urgência: o financeiro tenta emitir a nota fiscal, o sistema devolve um erro falando em certificado, e só aí a empresa descobre que o certificado digital A1 venceu. Ninguém olhou a data, o aviso da certificadora caiu numa caixa de e-mail que ninguém abre, e o cliente está esperando a nota para pagar. Neste post eu explico por que isso acontece tanto, o que dá para fazer na hora e como organizar a empresa para esse dia não voltar.

Como o dono da empresa percebe o problema

Quase nunca a empresa descobre que o certificado venceu olhando o certificado. Ela descobre pelo efeito. O sistema de notas fiscais mostra uma mensagem parecida com 'certificado expirado', 'certificado inválido' ou 'erro de assinatura'. Em alguns emissores a nota fica presa em 'aguardando autorização' e nunca sai. Em outros, o programa simplesmente para de abrir a tela de emissão.

O mesmo certificado costuma servir para outras coisas, e elas quebram junto. O acesso ao eCAC da Receita Federal pede senha e não entra. O envio de obrigações pelo contador trava. O portal da prefeitura para nota de serviço recusa o login. Quando o chamado chega com dois ou três desses sintomas ao mesmo tempo, eu já sei o que olhar primeiro.

Por que isso acontece

O certificado digital A1 é um arquivo instalado no computador, protegido por senha, que funciona como a assinatura da empresa na internet. Ele tem validade de um ano. Quando o prazo acaba, ele não avisa, só deixa de funcionar. As causas que eu mais vejo, em ordem:

• Ninguém anotou a data de vencimento. O certificado foi comprado numa correria, instalado por alguém que já não trabalha mais na empresa, e a data se perdeu.
• O aviso da certificadora foi para um e-mail errado. Muitas vezes o cadastro usa o e-mail do contador, do antigo responsável ou uma caixa que ninguém mais lê.
• A renovação foi feita, mas o certificado novo nunca foi instalado. A empresa pagou, recebeu o arquivo, e ele ficou parado numa pasta de downloads.
• O certificado novo foi instalado em um computador, mas o sistema de notas roda em outro, ou num servidor, que continua com o antigo.
• O arquivo do certificado está em só uma máquina, sem cópia. A máquina foi trocada ou formatada e o certificado foi embora junto.

Repare que nenhuma dessas causas é um problema técnico difícil. É falta de processo. Por isso a solução de verdade não é só renovar o certificado, é organizar quem cuida dele.

O que fazer na hora: passo a passo

Quando esse chamado chega, a primeira coisa que eu olho é se o certificado está mesmo vencido ou se é outro erro com nome parecido. Dá para conferir sem conhecimento técnico. No Windows, abra o menu Iniciar, digite 'gerenciar certificados de usuário' e abra a opção que aparece. Na pasta Pessoal, Certificados, procure o nome da empresa e veja a coluna de data de validade.

1. Confirme a validade do certificado no computador que emite as notas. Se a data já passou, o problema está confirmado. Se ainda está dentro do prazo, o erro é outro e vale uma olhada no relógio do computador, que às vezes está com data errada.
2. Procure se já existe um certificado novo. Olhe a caixa de e-mail usada na compra, a pasta de downloads e pergunte ao contador. É comum a renovação já ter sido paga e o arquivo estar guardado em algum lugar.
3. Se não houver certificado novo, compre a renovação em uma certificadora. Para o A1 a validação costuma ser feita por videoconferência, com o representante legal da empresa e o documento com foto. Separe o contrato social ou documento equivalente antes de começar.
4. Com o arquivo novo em mãos, instale no computador do emissor. O arquivo tem extensão .pfx ou .p12. Dê dois cliques, siga o assistente, informe a senha que a certificadora definiu e deixe a opção de exportação marcada para poder fazer cópia depois.
5. Abra o sistema de notas fiscais e aponte o certificado novo nas configurações. Muitos emissores guardam o certificado antigo selecionado e continuam dando erro até você trocar manualmente.
6. Teste com uma nota de verdade. Se a nota for autorizada, o problema acabou. Se der erro de senha, geralmente é a senha do certificado digitada errada na instalação.

Se a nota precisa sair hoje e a validação da certificadora vai demorar, converse com o contador. Em alguns casos ele consegue emitir a nota pelo sistema dele usando uma procuração eletrônica já cadastrada, e a empresa não perde o dia. Isso depende de como a contabilidade está organizada e nem sempre é possível, mas vale perguntar antes de desistir.

Como evitar que o problema volte

O certificado vai vencer de novo daqui a um ano, isso é certo. A diferença entre a empresa que para e a que não para é só organização. O que eu implanto nos clientes que atendo:

• Um responsável definido pelo certificado, com nome. Pode ser o financeiro, o dono ou a TI, mas tem que ser uma pessoa, não 'a empresa'.
• A data de vencimento num calendário compartilhado, com lembrete trinta dias antes e outro com quinze. Trinta dias dá tempo de fazer a validação com calma.
• O e-mail cadastrado na certificadora apontando para uma caixa que alguém lê toda semana. Se o cadastro está no nome do contador antigo, atualize.
• Cópia do arquivo .pfx e da senha guardadas num lugar seguro e fora da máquina do emissor. Um backup em nuvem com acesso controlado resolve. Se a estação for trocada ou formatada, a empresa não fica sem o certificado.
• Um inventário simples de onde o certificado está instalado. Emissor de nota, computador do financeiro, servidor, sistema do contador. Na renovação, trocar em todos de uma vez.

Quando a empresa tem um contrato de suporte, esse controle entra na rotina. Na manutenção preventiva de TI a validade dos certificados é um dos itens conferidos, junto com licenças e domínio. O vencimento vira uma tarefa agendada, não uma surpresa.

Também vale repensar o tipo de certificado. O A1 fica no computador e é mais prático para emissão automática de notas. O A3, que fica num token ou cartão, dura mais tempo, mas exige o dispositivo plugado e tem seus próprios problemas de reconhecimento. Para a maioria das empresas pequenas que emitem nota todo dia, o A1 bem organizado funciona melhor.

Quando chamar um técnico

Instalar o certificado novo num computador é tarefa que o próprio financeiro costuma conseguir seguindo os passos acima. Eu recomendo chamar suporte quando:

• O sistema de notas roda em um servidor e você não sabe onde ele está ou como acessar.
• O certificado foi instalado, está dentro da validade, e o emissor continua recusando. Pode ser cadeia de certificação incompleta ou problema de data e hora no servidor.
• Mais de um sistema usa o certificado e você não tem certeza de onde trocar.
• A máquina que tinha o certificado foi formatada ou perdida e não existe cópia do arquivo. Aí não tem conserto, só renovação, mas um técnico ajuda a organizar para não acontecer de novo.
• Você quer que a emissão de notas continue funcionando mesmo se a estação do financeiro quebrar, o que envolve backup e padronização das máquinas.

Um bom suporte técnico para empresas resolve a emergência no mesmo dia e, principalmente, deixa a próxima renovação no calendário antes de encerrar o chamado.

Fale com a VNC TEC

Se a sua empresa já passou por isso ou quer evitar passar, a VNC TEC cuida desse tipo de rotina para pequenas e médias empresas em São Paulo. A gente instala o certificado, organiza o controle de vencimento e acompanha os demais itens que param a operação quando vencem. Entre em contato e conte como a sua empresa emite as notas hoje.

Perguntas frequentes